Papierdokumente beanspruchen viel Platz und die Suche nach einem bestimmten Schriftstück kann sich schwierig gestalten. In den meisten Fällen genügt es, den Inhalt des Dokumentes zu kennen, ohne das Schriftstück selbst in den Händen zu halten. Besonders praktisch ist es, wenn auf diese Informationen auch über das Netz und von mobilen Endgeräten aus zugegriffen werden kann.

Um das zu ermöglichen können die Dokumente digitalisiert und in elektronischen Systemen aufbewahrt werden. Dazu werden sie gescannt und mit einer Texterkennungssoftware (OCR) in eine maschinenlesbare Form gebracht. Die Informationen werden für eine Volltextsuche in der Datenbank eines Dokumentenverwaltungssystems (DMS) abgelegt. Zusätzlich werden sie mit einer Indexierung und Metadaten verknüpft.

Mit einer Software zum Dokumentenmanagement kann dann auf die Unterlagen zugegriffen werden. Unabhängig von einer Ordnungsstruktur wird die Datenbank mit Schlagworten durchsucht. Auf das Archiv kann mit Web-Clients von jedem Browser aus zugegriffen werden. Damit sind die Informationen von jedem Ort aus zugänglich.

Das Einscannen und Indexieren der Dokumente ist zeitaufwändig und erfordert eine effektive Technik. Die Schriftgutverwaltung beansprucht Personal und geeignete Lagermöglichkeiten. Spezialisierte Unternehmen bieten, von der Lagerung der Akten bis zur sicheren Vernichtung nicht mehr benötigter Unterlagen, diese Arbeiten als Dienstleistung an.

Diese übernehmen die Aktenarchivierung in speziell gesicherten Lagerräumen. Dabei werden zunächst die Unterlagen, je nach Häufigkeit der Nutzung, Art der Dokumente und Bedeutung der Schriftstücke kategorisiert. Die elektronische Archivierung der verbleibenden Unterlagen wird ebenfalls als Dienstleistung angeboten. Diese Daten werden, zusammen mit den archivierten Dokumenten, in einem gemeinsamen DMS verwaltet.

Die ausgelagerten Akten und Dokumente werden revisionssicher, unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, archiviert. Alle aktiv genutzten Dokumente werden digitalisiert und im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Bei Bedarf werden weitere Unterlagen als elektronische Dokumente zu dieser Datenbank hinzugefügt. Eine spezielle Ablagestruktur erlaubt das Scannen und Hinzufügen benötigter Dokumente in kürzester Zeit.

Über ein passwortgeschütztes Web-Portal kann auf die Dokumentenverwaltung zugegriffen werden. Dabei bietet das DMS auch die Möglichkeit, elektronische Akten anzulegen, die Dokumente mit Links und Verknüpfungen zu strukturieren oder einzelne Unterlagen zu Drucken oder als Kopie zu speichern. Werden Dokumente im Original benötigt, erfolgt eine Zustellung durch das Archivierungsunternehmen.