Zeit ist in jedem Unternehmen ein Kostenfaktor. Dementsprechend wichtig ist es, eine Übersicht über die betrieblichen Ablaufprozesse und deren zeitlichen Umfang zu haben. Zur leichteren Koordinierung dienen Zeiterfassungsprogramme.

Zeiterfassungsprogramme sind computergestützte Programme, die eine unkomplizierte und zuverlässige Möglichkeit der Zeiterfassung in einem Unternehmen bieten. Ziel dabei ist eine schnelle und bequeme Erledigung der anfallen Arbeiten im Personal- und Zeitmanagement.

Während früher auf Stundenzettel und Notizblöcke zurückgegriffen werden musste, um das Kommen und Gehen von Mitarbeitern zu erfassen, geht dies heutzutage viel einfacher. In eine entsprechende Software lassen sich diverse Daten eintragen und erleichtern so die Übersicht – auch um eventuelle Prozesse zu beschleunigen und damit die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern.

Einige Zeiterfassungsprogramme machen es möglich, die Software gezielt auf die Ansprüche des Unternehmens abzustimmen, so dass zum Beispiel auch Pausen- und Krankenzeiten sowie Urlaubstage eingetragen werden. Daneben kann auch notiert werden, wie viel Zeit prozentual für Meetings, Telefongespräche oder projektfremde Tätigkeiten aufgebracht wird.

Zeiterfassungsprogramme selbst bringen bereits eine Zeitersparnis mit sich. Schließlich werden alle Daten übersichtlich präsentiert und zusammengefasst. So können auch Mitarbeiter sehen, wann sie zu viele Überstunden gemacht haben, und bekommen die Möglichkeit, diese abzuarbeiten.

Zeiterfassungsprogramme gibt es sowohl als kostenpflichtige als auch als kostenlose Software. Außerdem wird in Arbeitsplatz-, Netzwerk- und Online-Lösungen unterschieden. Je nach Programm ist es möglich, Zielvorgaben zu machen und diese mit den tatsächlichen Ergebnissen anzugleichen. Bei einem komplexen Zeiterfassungsprogramm können die jeweiligen Aktivitäten auch Programmen zugeordnet werden. Äußerst praktisch kann auch eine automatische Aktivitätsermittlung sein. Dabei erkennt die Software einzelne Programme und notiert selbständig, wie hoch der Zeitaufwand dabei ist. Am bedeutendsten für die Zuordnung der Zeiten zu den jeweiligen Projekten ist die Projektzeiterfassung. Hierbei lässt sich schnell nachvollziehen, welcher Aufwand wo entstanden ist und auswerten, ob dies Kunden in Rechnung gestellt werden kann.

Auch mit Excel lassen sich Arbeitszeiten erfassen. Eine kostenlose Vorlagen finden Sie unter www.projektzeiterfassung.org.